До 31 грудня: 10 справ замовника наприкінці 2026 року — договори, звіти, Казначейство і закупівлі на 2027

1. Інвентаризація договорів, що закінчуються 31 грудня

Складіть таблицю всіх чинних договорів: строк дії, сума, скільки виконано й оплачено, чи потрібен предмет у 2027 році. Для кожного — одне з трьох рішень: завершити (звіт про виконання), зменшити (додаткова угода на фактичний обсяг) або продовжити на початок 2027 року, поки триває нова процедура.

2. Продовжити договір на 2027 рік — за правилом 20 %

Дію договору можна продовжити на строк, достатній для проведення процедури на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 % суми початкового договору, якщо видатки на цю мету затверджено в установленому порядку ч. 6 ст. 41 Закону № 922; пп. 8 п. 19 Особливостей.

3. Зменшити обсяги за фактичними видатками

Якщо товару чи послуги до кінця року потрібно менше або коштів менше, ніж у договорі, обсяг зменшують додатковою угодою пп. 1 п. 19 Особливостей — «зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника». Це чистіше, ніж лишати договір «невиконаним» і потім пояснювати розбіжність у звіті.

4. Додаткові угоди — за 3 робочі дні і не PDF

Повідомлення про внесення змін до договору разом зі змінами оприлюднюють протягом 3 робочих днів з дня їх внесення п. 11 ч. 1 ст. 10 Закону № 922; п. 20 Особливостей. Договір про послуги з поточного ремонту чи будівельні роботи з додатками оприлюднюють у машинозчитувальному форматі п. 10 ч. 1 ст. 10, абз. 2 ч. 1 ст. 41 Закону № 922; абз. 2 п. 10 Особливостей, зміни до таких договорів — теж п. 11 ч. 1 ст. 10, абз. 2, 3 ч. 1 ст. 41 Закону № 922; п. 20 Особливостей: DOC/DOCX, ODT, RTF, TXT. Скан у PDF — порушення. Для товарів та інших послуг обов'язку додавати машинозчитувальний файл ці норми не встановлюють.

5. Звіти про виконання договорів

Звіт про виконання договору оприлюднюють протягом 20 робочих днів з дня виконання договору сторонами або закінчення строку його дії (за умови виконання), або розірвання п. 12 ч. 1 ст. 10 Закону № 922; п. 4 Особливостей. Для договорів, що закінчуються 31.12.2026, строк спливає наприкінці січня 2027 року — але заповнювати звіти зручніше в грудні, поки всі акти під рукою.

6. Казначейство: зобов'язання, платежі, закриття рахунків

Бюджетні зобов'язання беруть і платежі здійснюють тільки в межах асигнувань кошторису ч. 1 ст. 48 Бюджетного кодексу України. Не пізніше 31 грудня Казначейство закриває рахунки поточного бюджетного періоду ч. 1 ст. 57 Бюджетного кодексу України.

• Звірте зареєстровані зобов'язання з договорами: суми після зменшень і продовжень мають збігатися.
• Акти й рахунки за грудень попросіть у постачальників заздалегідь — щоб оплатити до закриття рахунків.
• Зобов'язання, взяті без асигнувань, не вважаються бюджетними й не підлягають оплаті з бюджету ч. 4 ст. 48 Бюджетного кодексу України.

7. Річний план на 2027 рік

План затверджують і оприлюднюють у системі протягом 5 робочих днів з дня затвердження абз. 2 ч. 1 ст. 4 Закону № 922. Кожна закупівля, незалежно від вартості, — у плані; очікувана вартість — з ПДВ, якщо операція оподатковується абз. 1 п. 14 Особливостей. Для Ukraine Facility — ще джерело фінансування, крок Плану України і код програмної класифікації п. 81 Особливостей.

8. Закупівлі на 2027 рік — уже в грудні

Закупівлю можна проводити не лише на наявну, а й на планову потребу наступного року п. 14 Особливостей. Тож відкриті торги на продукти, енергоносії, послуги з 1 січня оголошують у листопаді–грудні.

• У договорі на 2027 рік пропишіть, що зобов'язання виникають у межах бюджетних асигнувань 2027 року, а реєструйте їх після затвердження кошторису (ч. 1, 4 ст. 48 Бюджетного кодексу України).
• Комунальні послуги — окремий алгоритм: «Тепло, вода, світло, газ на 2027 рік».

9. Не лишатися 1 січня без договору

Купувати понад поріг до/без процедури чи е-каталогу й укладати договори, що передбачають таку оплату, заборонено п. 5 Особливостей; ч. 10 ст. 3 Закону № 922. Такий договір — нікчемний пп. 1 п. 21 Особливостей; п. 1 ч. 1 ст. 43 Закону № 922.

Виняток — монополісти. П. 5 Особливостей прямо виключає п. 13 Особливостей. Тому переговорну на тепло, воду, водовідведення, розподіл електроенергії чи газу можна провести й у січні, а договір поширити на відносини з 1 січня, якщо монополію підтверджено документами абз. 4 пп. 2 п. 13 Особливостей; ч. 3 ст. 631 ЦКУ. На постачання електроенергії і переговорну після невдалих торгів це не поширюється. Докладно: «Переговорна з монополістом у січні».

10. Дати, які закриваються