Скільки зберігати документи щодо закупівель за коштами Ukraine Facility?

П'ять років з дати завершення виконання кроку Плану України. Таку норму постанова КМУ від 17.09.2026 № 1137 додала до восьми порядків використання субвенцій.

Які документи потрібно зберігати?

Документи, які стосуються закупівель і договорів, порядки денні та протоколи засідань, відповідну кореспонденцію, а також документи стосовно виплат і повернення коштів — згідно з вимогами Рамкової угоди між Україною та ЄС.

Кого стосується вимога?

Розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня та одержувачів бюджетних коштів за субвенціями на харчоблоки, шкільні автобуси, укриття в школах і садочках, протипожежний захист, НУШ, майстерні й лабораторії закладів професійної освіти, а також за вільними залишками коштів 2024 року на безпечні умови в закладах освіти.

Від якої дати рахувати п'ять років?

Від дати завершення виконання кроку Плану України, до якого прив'язаний проєкт, — не від дати договору чи оплати. Дату варто уточнити в головного розпорядника коштів.

← На головну

Документи за Ukraine Facility — зберігати 5 років: що змінила постанова № 1137

Постанова КМУ від 17.09.2026 № 1137 — вісім порядків використання субвенцій

Уряд додав до восьми порядків освітніх субвенцій одну й ту саму норму: документи щодо закупівель, договорів, засідань, листування, виплат і повернення коштів треба зберігати п'ять років. Рахувати строк треба не від дати документа, а від дати завершення виконання кроку Плану України. Пояснюємо, кого це стосується, що саме покласти в архів і як не знищити справу раніше строку.

Що змінилося

Постанова Кабінету Міністрів України від 17.09.2026 № 1137 «Про внесення до деяких постанов Кабінету Міністрів України змін щодо спеціальних механізмів реалізації фінансування Європейського Союзу для України згідно з інструментом Ukraine Facility» доповнила вісім порядків однаковим абзацом:

«Розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня та одержувачі бюджетних коштів зберігають протягом п'яти років з дати завершення виконання кроку Плану України документи, які стосуються закупівель, договорів, порядки денні та протоколи засідань, відповідну кореспонденцію та відповідні документи стосовно виплат і повернення коштів згідно з вимогами, визначеними Рамковою угодою».

Рамкова угода — це угода між Україною та ЄС про спеціальні механізми реалізації фінансування за інструментом Ukraine Facility. Тепер її вимога щодо зберігання документів прямо записана в порядках використання субвенцій.

Яких субвенцій стосується

Постанова КМУ, що затвердила порядок	На що кошти	Куди додано норму
№ 120 від 16.02.2022	Обладнання, створення й модернізація їдалень (харчоблоків) закладів освіти	п. 7
№ 418 від 28.04.2023	Шкільні автобуси	п. 3, новий абзац після сьомого
№ 419 від 28.04.2023	Укриття в закладах загальної середньої освіти	п. 7
№ 1530 від 30.12.2024	Протипожежний захист у закладах загальної середньої освіти	п. 7
№ 1554 від 31.12.2024	«Нова українська школа» у 2025 році	п. 6
№ 1393 від 29.10.2025	Вільні залишки коштів місцевих бюджетів на кінець 2024 року (додаткова дотація) — безпечні умови в закладах освіти	п. 5
№ 71 від 19.01.2026	Укриття в закладах дошкільної освіти	п. 6
№ 354 від 18.03.2026	Майстерні й лабораторії закладів професійної та фахової передвищої освіти	п. 14

Обов'язок покладено на розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня та одержувачів бюджетних коштів. На практиці це здебільшого заклади освіти та органи управління освітою громад, які отримали кошти субвенції і провели закупівлі.

Які документи зберігати

Постанова називає чотири групи. Що в кожній з них варто тримати в справі:

Закупівлі й договори. Річний план і зміни до нього, оголошення та тендерна документація, рішення й протоколи уповноваженої особи, обґрунтування, звіти, документи про країну походження товару, договори, додаткові угоди, специфікації, акти й видаткові накладні.
Порядки денні та протоколи засідань, на яких ухвалювали рішення щодо проєкту та використання коштів.
Відповідна кореспонденція: листування з головним розпорядником, обласною адміністрацією, міністерством, постачальниками, претензії та відповіді на них.
Виплати й повернення коштів: платіжні інструкції, казначейські документи, документи про повернення невикористаних коштів.

Порада. Зберігайте не лише те, що є в Prozorro. Система не бачить внутрішніх протоколів, листування й платіжних документів — а саме їх постанова називає окремо.

Як рахувати п'ять років

Точка відліку — дата завершення виконання кроку Плану України, до якого прив'язаний ваш проєкт. Не дата договору, не дата оплати і не кінець бюджетного року.

Дата завершення кроку Плану України + 5 років
наприклад: крок завершено 31.12.2026 — документи зберігаються щонайменше до 31.12.2031

Головна пастка. Дату завершення кроку установа сама не визначає і часто її не знає. Запитайте в головного розпорядника, до якого кроку Плану України прив'язана ваша субвенція і коли його виконання завершено. Доки відповіді немає — нічого з цієї справи не знищуйте.

Чому це не формальність

Кошти Ukraine Facility перевіряють і українські органи контролю, і органи ЄС. 25.09.2026 Держаудитслужба назвала серед основних проблем у проєктах, що фінансуються коштом ЄС, неналежне документування витрат і порушення у сфері публічних закупівель. Немає документа — немає доказу, що кошти використано правильно.

Грошей за програмою побільшає: 24.09.2026 Рада ЄС схвалила восьмий транш Ukraine Facility — майже 3 млрд євро, з них близько 800 млн — вперше через Ukraine Support Loan. Надходження очікують на початку жовтня 2026 року.

Коли набирає чинності. Окремої дати постанова № 1137 не встановлює. Отже, вона набирає чинності з дня офіційного опублікування (ч. 1 ст. 52 Закону «Про Кабінет Міністрів України»). Сама вимога походить з Рамкової угоди, тож зберігайте всі документи проєкту, зокрема створені до ухвалення постанови.

Чек-лист: шість кроків

Визначити, за якими з восьми порядків ваша установа отримувала кошти.
Запитати в головного розпорядника крок Плану України і дату завершення його виконання.
Сформувати окрему справу (або кілька) за кожним проєктом: закупівлі, договори, засідання, листування, виплати.
Позначити в номенклатурі справ строк зберігання: «5 років з дати завершення кроку Плану України».
Додати до справи те, чого немає в Prozorro: протоколи, листування, платіжні документи.
Призначити відповідального за справу — щоб документи не загубились при зміні працівників.

Закупівля за кошти Ukraine Facility?

Готові файли .docx для закупівлі за програмою Ukraine Facility: прийнятні країни, походження товару, санкційний скринінг, бенефіціарні власники, видимість фінансування ЄС — і в тендерній документації, і в проєкті договору. З урахуванням змін від 1 вересня 2026 року і постанови КМУ № 1181.

Переглянути комплекти

Обговорюємо це в PROZORRO CLUB Клуб замовників публічних закупівель у Facebook: нові постанови простими словами, реальні висновки ДАСУ, відповіді на ваші питання. Вступ безкоштовний.

Вступити в клуб

Читайте також: 15 порушень за Ukraine Facility: практика ДАСУ Не використали кошти Ukraine Facility — що далі Субвенція НУШ: коли дві постанови суперечать одна одній Прийнятні країни: Китаю в переліку немає Майже €3 млрд від ЄС: що означає восьмий транш Ukraine Facility

Джерела: постанова КМУ від 17.09.2026 № 1137 і зміни, затверджені нею; Рада ЄС, 24.09.2026; Мінекономіки, 24.09.2026; повідомлення Держаудитслужби, 25.09.2026; Закон України «Про Кабінет Міністрів України» (ст. 52). Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією.

Автор — ФОП Корчевець Дмитро Вікторович, понад 15 років у сфері державних (публічних) закупівель, понад 250 моніторингів ДАСУ без установлених порушень.